Les appels de fonds et de provisions - comptabilité du syndic

Base légale : art. 13, 18, 18-1, 19, 19-1 Loi 10 juillet 1965, art. 4, 11, 26, 35, 36, 38, 55 Décret 17 mars 1967, art. 2102-1 Code civil

Appels de fonds, provisions et fonds de roulement

Extrait de la Recommandation n° 8 de la Commission relative à la copropriété,
concernant les provisions et avances sur fonds
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  1. Les provisions en cours d'exercice
    La commission rappelle qu'au cours d'un exercice considéré, la trésorerie du syndicat peut être assurée de deux manières :
    • soit par le versement de provisions trimestrielles, correspondant au quart du budget prévisionnel, le compte (les dépenses et des recettes étant établis en fin d'exercice ;
    • soit par le remboursement des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées par le syndic, trimestre par trimestre, les comptes du dernier trimestre soldant alors les comptes de l'exercice écoulé. Quelle que soit la méthode adoptée, les comptes de l'exercice écoulé devront être soumis à l'approbation de l'assemblée générale.

    Une méthode n'apparaissant pas préférable à l'autre, le choix entre les deux fera l'objet d'un accord entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, sauf dispositions particulières du règlement de copropriété.

    La commission recommande aux syndics :

    • de ne procéder à aucune avance de fonds pour le compte des copropriétaires ;
    • d'exiger des copropriétaires, aux échéances fixées, les versements nécessaires à l'exécution du budget prévisionnel, tel qu'il a été adopté par l'assemblée générale. A cet effet, le syndic peut, en début d'exercice, exiger le paiement d'une provision égale à la moitié du budget prévisionnel, sauf décision contraire de l'assemblée générale ou stipulation du règlement de copropriété et à moins qu'il n'existe, par ailleurs, une avance de trésorerie permanente. Dans ce dernier cas, le premier appel de fonds ne peut excéder le quart du budget prévisionnel.

  2. L'avance de trésorerie permanente
    La commission constate :
    • Que le vote et la mise en oeuvre du budget prévisionnel, devenu obligatoire depuis la loi du 31 décembre 1985, peuvent suffire à assurer le fonctionnement courant de la copropriété en lui procurant la trésorerie nécessaire.
    • Que la constitution d'une avance de trésorerie permanente, qu'elle soit prévue dès l'origine dans le règlement de copropriété ou décidée ultérieurement par l'assemblée générale, conserve cependant une utilité :
      • soit pour être affectée en tout ou partie a la trésorerie courante du syndicat ;
      • soit pour former un fonds de prévoyance pour faire face à des dépenses imprévues ou à des impayés ;
      • soit pour constituer un fonds de réserve en vue de financer des travaux importants.

    La commission recommande aux syndics :

    • d'inviter l'assemblée générale des copropriétaires, en l'absence de dispositions particulières dans le règlement de copropriété, à délibérer sur l'affectation des fonds recueillis au titre de l'avance de trésorerie permanente ;
    • d'inviter l'assemblée générale des copropriétaires à décider le placement de ces sommes lorsqu'elles ont le caractère d'un fonds de réserve ou de prévoyance ;
    • chaque fois que l'assemblée aura voté de nouvelles dispositions relatives à l'avance de trésorerie permanente, de procéder aux mesures de publicité prévues par l'article 13 de la loi du 10 juillet 1965 et l'article 4 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967, qui ont pour objet de rendre ces décisions, constituant des modifications au règlement de copropriété, opposables aux futurs acquéreurs de lots. Pour éviter la répétition de telles mesures, il est opportun de déterminer le montant de l'avance de trésorerie permanente par un pourcentage du budget prévisionnel, de préférence à une somme fixe.

  3. Les provisions spéciales pour travaux
    La commission rappelle qu'il s'agit soit de provisions nécessaires à la réalisation de travaux votés par l'assemblée générale, à laquelle il revient de déterminer les modalités et le calendrier des appels de fonds, soit d'une provision nécessitée par l'exécution de travaux urgents, sans vote préalable de l'assemblée générale en application de l'article 37 du décret. Dans ce dernier cas, la provision ne peut excéder le tiers du devis des travaux et l'avis du conseil syndical est nécessaire.
    La commission recommande aux syndics de distinguer ces provisions spéciales pour travaux des autres appels de fonds et de fournir, en ce qui les concerne, un relevé récapitulatif en fin de travaux.

 

La comptabilité du syndic

Comptabilité et transparence

Par souci de clarté, la Commission relative à la copropriété, en vue d'introduire une plus grande clarté dans les présentations des comptes de copropriété, qui de par leur trop grande variété peuvent être une source de conflit entre les copropriétaires et le syndic, a adopté en avril 1991 la Recommandation, ci-dessous :

La Commission

6.1 Recommande aux syndics, sur le plan de la terminologie, d'adopter celle fixée par le règlement de copropriété ; dans le silence ou la contradiction de celui-ci avec les dispositions légales, d'adopter celle prévue par la loi. Il paraît, en outre, nécessaire que les syndics utilisent pour l'appellation des catégories de charges une nomenclature minimale commune qui pourrait être la suivante :

Par ailleurs, il importe que les syndics respectent, d'un exercice à l'autre, la terminologie et la présentation des comptes qu'ils ont adoptées pour chaque copropriété.

6.2. Recommande aux syndics, sur le plan de la méthodologie. lors de la notification du compte des recettes et dépenses de l'exercice écoulé, de joindre une notice explicative de la présentation comptable utilisée.

6.3. Propose aux syndics, pour l'élaboration de l'état des dettes et des créances, et la présentation de la situation de la trésorerie, deux tableaux figurant en annexe auxquels ils pourront se référer.

6.3.1. Recommande aux syndics de n'utiliser la rubrique « divers » que pour les dettes et créances ne pouvant figurer sous aucune autre rubrique spécifique.

6.4. Rappelle aux syndics qu'ils ont l'obligation d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée appelée à voter les crédits du prochain exercice.
Recommande aux syndics, à cette fin, de procéder à un récapitulatif annuel des comptes lorsque ceux-ci sont présentés trimestriellement ou semestriellement.

TABLEAU N°1

SITUATION DE TRESORERIE AU ........
(Exercice du ................. au ...................)

Adresse de l'immeuble :

DEPENSES

RECETTES
I. SITUATION AU DEBUT DE L'EXERCICE
II. RECETTES (ENCAISSEMENT)
  a) provisions (décret art. 35 al. 2)
  b) avance de trésorerie permanente (décret art. 35 al. 1)
  c) quote part sur travaux
  d)
  e)
III. DEPENSES (DECAISSEMENT)
  voir états détaillés par catégories de charges
  a) charges de l'exercice
  b) charges sur exercice antérieur
  c) charges sur exercice futur
  d) travaux
  e) charges privatives (à préciser)
 
SOLDE DE TRESORERIE EN FIN D'EXERCICE
  Créditeur (1)
  Débiteur (1)
Le cas échéant, s'il existe un COMPTE BANCAIRE OU POSTAL SEPARE,
SOLDE DE CE COMPTE à la date d'arrêté
(ajouter ou déduire chèques émis non dé non crédités Rapprochement bancaire)

(1) Rayer la mention inutile

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TOTAUX

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TABLEAU N°2

ETAT DES RECETTES ET DES CREANCES AU ........

Adresse de l'immeuble :

DEPENSES

RECETTES
Avance de trésorerie permanente (art. 35 al. 1)
Provisions au début d'exercice (hors provisions trimestrielles)
Provisions spéciales (art. 35 al. 4)
Fournisseurs :
  - frais répartis à payer
    (factures reçues et non payées)
    (factures non reçues provisionnées)
  - charges payées d'avance non réparties
Copropriétaires (Nota : il est possible de mentionner les noms)
  - débiteurs
  - créditeurs
 
 
 
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TOTAUX

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© Serge DIEBOLT - Avocat à la Cour - "Droit pour Tous" - 2001