Rapports avec l'assemblée générale :
- c'est le syndic qui provoque les réunions de l'assemblée générale, en adressant une convocation en temps utile et dans les formes requises ; il organise la salle et la réunion. Nota : le choix de la date peut s'établir en concertation avec le Conseil syndical.
-
il doit être personnellement présent aux assemblée (ou
se faire remplacer par un préposé), établir les feuilles
de présence, présenter un compte-rendu de sa gestion et
éventuellement en demander quitus.
ni
le syndic ni ses préposés ne peuvent présider
l'assemblée générale, ni recevoir de pouvoir pour y
représenter un copropriétaire
- il inscrit les décisions de l'assemblée dans un procès-verbal, qu'il consigne dans un registre librement accessible par les copropriétaires.
- la mise à jour de la liste des copropriétaires, avec indication des numéros de lots, des nu-propriétaires et usufruitiers, ainsi que des personnes qui ont un droit d'habitation sur le lot (art. 32 D. 1967).
- la préparation et l'envoi des convocations aux assemblées générale, et s'assurer que celles-ci sont tenues au moins une fois par an.
- la préparation du budget de la copropriété (art. 18 L. 1965). Une copie du budget doit obligatoirement être envoyée avec chaque convocation à l'assemblée générale prévoyant son vote.
- l'envoi à certains copropriétaires des décisions de l'assemblée sous forme de procès-verbal.
- l'ouverture d'un compte bancaire ou postal au nom du syndicat ; les documents comptables de ce compte doivent pouvoir être présentés à tout moment de l'année au syndicat de la copropriété, si celui-ci en fait la demande
- l'ouverture éventuelle d'un compte séparé pour le syndicat des copropriétaires ; il vaut mieux se méfier des syndics trop hostiles au compte séparé. Un compte séparé permet un meilleur suivi de la gestion ; il facilite les placements de trésorerie, et constitue une sécurité en cas de faillite ou de changement de syndic.
- l'ouverture d'un compte spécial pour travaux ; cette ouverture doit être soumise au vote de l'assemblée au minimum tous les 3 ans. Il sert à éviter les appels de charges pour travaux trop brutaux et minimiser les risques d'impayés, mais il nécessite un peu plus de gestion. Aussi les syndics essaient-ils souvent de dissuader les copropriétaires d'en ouvrir un.
- le syndic doit recouvrer les charges auprès des propriétaires, et poursuivre, judiciairement si besoin, ceux qui ne paient pas.
-
le syndic reçoit les plaintes, adresse les mises en demeure et au
besoin poursuit judiciairement les contrevenants.
les
locataires sont sans lien de droit avec la copropriété
; le syndic ne peut donc que rappeler à un propriétaire qu'un
locataire contrevient au règlement, à charge pour ce
propriétaire de faire le nécessaire auprès du
locataire.
- il gère le personnel de la copropriété. Il est souhaitable de vérifier que son contrat prévoit expressément le remplacement des gardiens et employés d'immeuble, et définissez à l'avance les modalités d'un éventuel surplus de facturation si le syndic en exige un.
- il contracte les assurances nécessaires à l'immeuble.
-
sans autorisation particulière (mandat général de
préservation de l'immeuble) :
- pour le recouvrement des impayés (vérifiez que le syndic ne prévoie pas de frais de relance excessifs en cas d'impayés). Vous pouvez prévoir dans le contrat du syndic une clause aux termes de laquelle il appliquera systématiquement au débiteur des intérêts de retard qu'il se chargera de calculer (tels qu'ils sont prévus à l'art. 36 D. 1967).
- pour les actions en référé et les mesures conservatoires
- quand le syndicat des copropriétaires est assigné en justice
- avec une autorisation expresse de l'assemblée générale pour les autres cas
Cette obligation les rend tributaires de la coopération d'un certain nombre d'acteurs de la vie immobilière ; cf. la Recommandation n°3 de la Commission relative à la copropriété.