La tenue d'une feuille de présence - Quorum et règles de forme

Base légale : art. 14 Décret 17 mars 1967

L'art. 14 du décret de 1967 pose comme principe l'obligation de la tenue d'une feuille de présence. Il s'agit de savoir qui est présent à l'assemblée afin de déterminer d'une part, qui est absent (ce qui procure un droit de contestation étendu des décisions de l'assemblée) et d'autre part, si le quorum est atteint pour certaines décisions.
Il n'existe pas de quorum en soi pour la tenue d'une assemblée générale. Ce quorum existait dans une loi de 1938, abrogée en 1965. Une assemblée à un seul copropriétaire peut donc valablement être tenue. Néanmoins, si moins de la moitié en tantièmes des copropriétaires sont présents ou représentés, il sera impossible de prendre des décisions à une autre majorité que celle de l'art. 24 (et celles de l'art. 25 si 1/3 des votants se prononcent pour - Loi SRU), ce qui limite les pouvoirs de cette assemblée. Voir en fonction de ces articles les décisions pouvant être adoptées.

On en déduit a contrario que l'absence de cette feuille de présence entraîne la nullité de l'assemblée. Les Conseils syndicaux avisés des copropriétés en crise veilleront donc, soit à se faire communiquer par le syndic une copie de la feuille de présence (cliquer ici pour plus de précisions sur la communication des documents au Conseil), soit à se la constituer eux-mêmes, à partir de l'annuaire Minitel et du règlement de copropriété. Ils pourront ainsi assurer la tenue régulière d'une assemblée, même en cas de démission "surprise" du syndic.

La feuille de présence indique :

• le nom du copropriétaire
• le domicile du copropriétaire
• si le copropriétaire est une société commerciale ou civile, sa dénomination et son siège social. Si son représentant légal ou statutaire en assume la représentation, il est désigné par son nom, sa qualité, et se trouve domicilié au siège social. Si la société se fait représenter par un mandataire autre que son représentant légal ou statutaire, la feuille de présence indiquera son nom et son domicile personnel (Rép. Min. JOAN 07/12/1972, n° 22649).
• le nombre de voix dont dispose le copropriétaire (ou associé) ; il est tenu compte des mandats qu'il aurait reçu des autres copropriétaires (cliquer ici pour savoir combien de mandat un copropriétaire peut détenir).

Chaque copropriétaire présent émarge de sa signature la feuille de présence lors de son arrivée. Aussi celle-ci a-t-elle vocation à être tenue tout au long du déroulement de l'assemblée, en fonction des retardataires.
Par souci de commodité, si quelqu'un arrive très en retard à une assemblée, il est recommandé aux syndics de lui soumettre les points qui ont déjà été votés pour recueillir son vote, même si l'on peut en toute rigueur comptabiliser le participant tardif comme absent pour les questions aux votes desquelles il n'a pas pris part.

Rappelons que seuls les copropriétaires absents ou opposants peuvent s'opposer à une décision de l'assemblée générale. En conséquence, si vous quittez l'assemblée en pleine séance, vous serez présumé présent (dont simplement abstentionniste) si vous ne faites pas établir d'une manière ou d'une autre la preuve de votre départ. Cette preuve sera exigée par le tribunal si vous souhaitez contester ultérieurement une décision d'assemblée (Cass. civ. 10/12/1985, Bull. cass. n° 164).