Comment changer de syndic ? Désigner et révoquer un syndic : recommandation de la CrC

Base légale : Recommandation CrC n°15

La commission nationale relative à la copropriété a publié une recommandation n°15 consacrée :

• à la désignation du syndic et la durée de ses fonctions ;
• aux initiatives à prendre en cas de révocation ou de démission du syndic.

1 - Désignation du syndic et durée de ses fonctions

La Commission rappelle tout d'abord que le syndic est lié au syndicat de copropriétaires, dont il est le représentant légal, par un contrat de mandat à durée déterminée. Ses fonctions revêtent un caractère personnel.

Il s'ensuit que lorsque le mandat du syndic a pris fin, celui-ci n'a plus qualité pour représenter le syndicat qui, dès lors, est dépourvu de syndic ; ce dernier ne peut directement ou indirectement être reconduit d'une manière tacite ou automatique lorsque son mandat est parvenu à son terme,

Par ailleurs, le syndic, personne physique ou morale, ne peut céder sa "clientèle de syndicat" par une simple substitution. Le cessionnaire, ell n'est pas désigné par l'assemblée générale, ne peut assumer la représentation et la gestion du syndicat.

Au vu de ces principes, la Commission recommande :

a) Quant à la désignation du syndic

• de rédiger la décision de désignation de telle manière qu'il n'existe aucun doute sur l'identité de la personne ayant la qualité de "syndic en exercice", et à l'effet de remplir cette condition : nom, prénom, domicile ou adresse pour les personnes physiques ; forme, dénomination, siège social, organe représentatif pour les personnes morales ;
• de ne pas utiliser l'enseigne sous laquelle le syndic exploite son cabinet, sauf si elle est identique à la dénomination de la personne morale ;
• de préciser le n° de la carte professionnelle "gestion Immobilière" du syndic désigné, et la préfecture qui a délivré cette carte ainsi que le nom et l'adresse du garant, si l'intéressé est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les Immeubles et les fonds de commerce ;
• d'observer la recommandation n°14 sur le compte séparé.

b) Quant à la durée des fonctions du syndic

• de s'abstenir d'utiliser des formules telles que "le syndic est désigné pour une durée de qui commence le ............ pour se terminer lors de l'assemblée générale ayant à approuver les comptes de l'exercice clos le ....................",
• d'utiliser, au contraire, des formules dénuées de toute ambiguïté telles que "le syndic est nommé pour une durée de .................. qui commencera le ................. et se terminera le .................".

2 - Révocation ou démission du syndic

Pendant la durée fixée par la décision de l'assemblée générale, le syndic peut être révoquée à la majorité prévue par l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, le motif de cette révocation devant être porté à la connaissance du syndic et de l'assemblée générale.

Pendant la même durée, le syndic peut mettre fin à ses fonctions sous réserve que cette renonciation ne préjudicie pas à son mandat, le syndicat.

La Commission rappelle, toutefois :

• que si la révocation du syndic intervient sans motif grave et légitime, ou si la démission de celui-ci est jugée abusive, les tribunaux peuvent allouer des dommages-intérêts au syndic ou au syndicat, selon le cas, pour réparer le préjudice ;
• que si sa dimension ou sa révocation prend effet immédiatement, le syndic démissionnaire ou révoqué ne peut recevoir la mission d'expédier les affaires courantes en attendant la nomination d'un nouveau syndic ;
• que si le syndic s'est démis de ses fonctions sans avoir préalablement convoqué une assemblée générale à l'effet de pourvoir à son remplacement, tout intéressé peut présenter au tribunal de grande instance tendant à la désignation d'un administrateur provisoire chargé notamment de convoquer l'assemblée en vue de désigner un nouvea u syndic.

Afin d'éviter que ces dispositions ne trouvent à s'appliquer, la Commission recommande :

a) si l'assemblée générale décide la révocation du syndic, qu'elle prenne, en même temps, la décision de nommer le nouveau syndic de manière à éviter toute discontinuité dans les fonctions. En conséquence, l'ordre du jour devra comporter deux questions séparées, la première relative à la révocation du syndic en fonction, la seconde la nomination du nouveau syndic ; un vote séparé devra intervenir sur chacune d'elles si une réponse positive est donnée à la première. Il conviendra de notifier, en même temps que l'ordre du jour, les conditions essentielles du nouveau contrat de syndic.

b) si le syndic envisage de donner sa démission, que cette décision soit présentée à l'assemblée générale. En conséquence, le syndic qui entend démissionner devra : informer le conseil syndical de son intention de convoquer l'assemblée générale pour lui notifier sa démission et l'inviter à désigner son successeur, proposer un délai avant la prise d'effet de sa démission, convoquer l'assemblée générale avec, à l'ordre du jour, les deux questions suivantes "démission du syndic à compter du .............." et "désignation du nouveau syndic à compter du ...................."

Par ailleurs, la Commission des clauses abusives a publié une Recommandation n°96-01 (elle n'a pas de caractère impératif pour les parties) qui tend à obtenir la suppression ou la modification de certaines clauses jugées abusives dans les contrats avec les syndics :

• Changement de syndic : la Commission suggère au syndic dont le mandat n'est pas renouvelé, de transmettre à son successeur, dans le mois suivant la cessation de ses fonctions, les documents qu'il détient relatifs à la copropriété, afin de permettre, sans heurt, la continuité de gestion.
• Comptabilité : la Commission recommande au syndic de tenir pour chaque syndicat de copropriétaires une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.
• Compte séparé : la Commission préconise aux syndics que la question de l'ouverture du compte séparé soit posée clairement lors de l'assemblée générale qui a à en connaître et recommande d'en expliquer les avantages et les inconvénients et d'indiquer que, pour un compte séparé, le syndicat aura le droit de désigner la banque ou le centre de chèques postaux. La décision prise par l'assemblée générale, ne doit laisser aucune équivoque.

De son côté, la Commission nationale relative à la copropriété a publié une Recommandation n°14 concernant le compte bancaire ou postal séparé. Il est ainsi recommandé au syndic :

1 - Pour l'information des copropriétaires

• de présenter, de manière distincte, lors de la convocation à l'assemblée générale, la question relative au compte séparé, afin qu'elle fasse l'objet d'un vote spécifique ;
• d'exposer, à l'assemblée générale, les avantages et les inconvénients du compte séparé au nom du syndicat, d'une part, et du compte personnel du syndic, d'autre part, pour la bonne gestion de la copropriété, la tenue des comptes, la garantie financière des fonds détenus par autrui ... ;
• de ne pas présenter, si le compte professionnel du syndic comporte des sous-rubriques ou des rubriques par mandant, un de ces sous-comptes ou une de ces rubriques comme étant un compte séparé ouvert au nom du syndicat (ces sous-comptes ou rubriques font en effet partie du compte professionnel du syndic) ;
• d'informer les copropriétaires qu'en cas de vote pour l'ouverture d'un compte séparé, l'assemblée générale a le droit de désigner la banque ou le centre de chèques postaux auprès duquel le compte sera ouvert.

2 - Concernant le libellé de la question et du projet de résolution

• de rédiger la question et de l'inscrire à rordre du jour de manière à faite apparaître le droit pour les copropriétaires, "d'opter pour l'ouverture ou la non ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat,
   
  Si un compte séparé n'a pas déjà été ouvert au nom du syndicat, la commission recommande au syndic :
• de joindre à la convocation de l'assemblée générale un projet de résolution rédigé en ces termes : "l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide d'ouvrir le compte" ;
• de porter au procès-verbal de l'assemblée le texte de la délibération ainsi rédigé : "décision d'ouvrir le compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (avec indication facultative du centre de chèques postaux ou de la banque)".
  Résultat du vote : pour contre abstention (le compte séparé devra être ouvert si le nombre de voix "pour" représente la majorité des voix de tous les copropriétaires).
   
  Si un compte séparé est déjà ouvert au nom du syndicat, la commission recommande au syndic :
• de joindre à la convocation de l'assemblée générale un projet de résolution rédigé en ces termes : "l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide de maintenir le compte séparé ouvert auprès ....... (avec indication du centre de chèques postaux ou de la banque)" ;
• de porter, en outre, au procès-verbal de l'assemblée le texte de la délibération ainsi rédigé : "décision de maintenir le compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat ... (avec indication du centre de chèques postaux ou de la banque)".
  Résultat du vote : pour ...... contre ....... abstention ...... (Si le nombre de voix "pour" représente la majorité des voix de tous les copropriétaires, la décision de maintenir le compte séparé sera adoptée).

Par ailleurs, la Commission confirme qu'à défaut de décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 de la loi de 1965), Il ne peut pas être procédé à une nouvelle assemblée générale pour voter, cette fois, à la majorité des voix des copropriétaires présents et représentés (art. 24 de la loi de 1965), l'ouverture ou non d'un compte séparé.

Nota : un avis au J.O. du 9 août 1996 prévoit qu'un label pourra être attribué aux syndics s'engageant sur la qualité et la transparence de leurs services. Il est établi un cahier des charges que les syndics devront suivre pour obtenir ce label délivré par Qualité France (s'adresser pour connaître les syndics titulaires du label à Qualité France, 18 rue Volney, 75002 Paris - Tél. : 01 42 61 58 23).