COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE
RECOMMANDATION n° 13 relative au conseil syndical
La présente recommandation comporte, d'une part, des dispositions
générales et, d'autre part, des dispositions particulières
pour le cas où il existe un ou des syndicats secondaires. Elle ne
concerne pas les syndicats coopératifs.
I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1) Considérant :
- que l'article 21
de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 31 décembre
1985, dispose, en ses alinéas 1, 2, 3 et 4 :
« Dans tout syndicat de copropriétaires un conseil syndical
assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne son avis
au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes
questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté
ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale
des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article
25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir
duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.
Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après
en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents,
correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic
et, d'une manière générale, à l'administration
de la copropriété.
Il reçoit en outre, sur sa demande, communication de tout document
intéressant le syndicat... »
- que l'article 21 au décret du 17 mars 1967, modifié par
le décret du 9 juin 1986, dispose :
« Une délégation de pouvoir donnée, en application
de l'article 25-a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée
générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre
personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément
déterminé.
Elle peut toutefois autoriser son bénéficiaire à
décider de certaines dépenses jusqu'à un montant dont
la délégation fixe le maximum.
Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale
de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la
gestion du syndic.
Il sera rendu compte à l'assemblée de l'exécution de
la délégation ».
- que l'article 22 du même décret dispose :
« A moins que le règlement de copropriété n'ait
fixé les règles relatives à l'organisation et au
fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées
ou modifiées dans les conditions de majorité prévues
à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l'assemblée
générale qui désigne les membres du conseil syndical.
Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois
années renouvelables. Pour assurer la représentation prévue
au demier alinéa de l'article 27 de la loi du 10juillet 1965, il est
tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires,
des dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des
membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose
de plein droit d'un siège au moins à ce conseil ».
- que l'article 25 du même décret dispose :
« Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être
désignés dans les mêmes conditions que les membres
titulaires.
En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire,
ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans
l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à
la date d'expiration du mandat du membre titulaire à qu'ils
remplacent.
Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement
constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour
quelque cause que ce soit ».
- que l'article 26 du même décret dispose :
« Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment
la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses,
les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés
les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration
du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.
Il peut recevoir d'autres missions ou délégations de
l'assemblée générale dans les conditions prévues
à l'article 25-a de la loi du 10juillet 1965 et à l'article
21 du présent décret.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet
effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie au bureau du
syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses
catégories de documents mentionnés au troisième alinéa
de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ».
- que l'article 27 du même décret dispose :
« Les fonctions de président et de membre du conseil syndical
ne donnent pas lieu à rémunération.
Le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son
choix.
Les honoraires de ces techniciens ainsi que les frais nécessités
par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses
d'administration. Ils sont payés par le syndic dans les conditions
fixées par le règlement de copropriété,
éventuellement modifié ou complété par la
décision de l'assemblée générale visée
à l'article 22 du présent décret ».
II Constatant :
-
Sur le plan législatif et réglementaire :
-
le caractère, en principe, obligatoire de l'institution du conseil
syndical dont la finalité est « d'assurer un dialogue et une
information entre l'ensemble des copropriétaires et le syndic, ce
qui est le meilleur moyen de maintenir un climat de confiance réciproque
» (Rapport M. Bonnemaison, Doc. Ass. Nat. n°2960, p. 16) ;
-
le rôle d'assistance et de contrôle conféré au
conseil syndical qui exclut tout pouvoir d'engager le syndicat ;
-
le rôle important dévolu au règlement de
copropriété et, à défaut à l'assemblée
générale, pour fixer ou modifier les règles relatives
à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical.
-
Sur le plan pratique :
-
que les règlements de copropriété se limitent trop souvent
là reproduire les dispositions de la loi et du décret sans
mettre à profit la marge d'initiative laissée par les textes
pour adapter les règles de composition et de fonctionnement du conseil
syndical aux dimensions de la copropriété et aux
caractéristiques de l'immeuble ;
-
que les relations entre le conseil syndical et le syndic ne sont pas toujours
animées d'une confiance réciproque ;
-
qu'il n'existe pas d'information suffisante des conseillers syndicaux sur
leur rôle et sur la connaissance qu'ils devraient avoir des principes
fondamentaux du statut de la copropriété ;
-
que la méconnaissance, de la part des copropriétaires, du
rôle du conseil syndical entraîne un désintérêt
pour cet organe du syndicat et l'absence fréquente de candidats pour
assumer les fonctions de conseiller syndical.
III. Emet les recommandations suivantes :
Les relations du conseil syndical et des copropriétaires, ainsi que
le rôle de conseil syndical en général, sont
conditionnées par la dimension du syndicat des copropriétaires
: ce qui vaut, en effet, pour un syndicat de dimension importante ou moyenne,
ne vaut pas nécessairement pour un syndicat ne regroupant qu'un nombre
restreint de copropriétaires. Il convient en conséquence de
dégager les orientations susceptibles de s'appliquer au plus grand
nombre de cas.
1) Sur la mission du conseil syndical :
Rappel étant fait que :
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. La mission
de contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat,
l'élaboration du budget prévisionnel, la répartition
des dépenses et les conditions dans lesquelles sont conclus et
exécutés les marchés de travaux. Elle nécessite
la communication des pièces et documents se rapportant à la
gestion du syndic et à l'administration de l'immeuble.
Le conseil syndical est obligatoirement consulté pour la passation
des marchés et la conclusion des contrats lorsque le coût de
ceux-ci dépasse un montant fixé par l'assemblée
générale.
La mission d'assistance est définie soit dans le règlement
de copropriété, soit par une décision spécifique
de l'assemblée des copropriétaires. La mission d'assistance
peut porter, par exemple, sur un avis relatif au choix du personnel ou de
l'entreprise chargés du service de l'immeuble (concierge, gardien,
employé de ménage), la présentation comptable des recettes
et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées
à assurer l'entretien courant de l'immeuble ou à réaliser
les travaux décidés par l'assemblée générale,
l'examen des devis fournis par ces entreprises.
Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions ou délégations
de l'assemblée générale. Il peut se saisir
luimême de toute question concernant le syndicat et peut se faire
assister d'un technicien de son choix.
Le conseil syndical doit rendre compte à l'assemblée
générale de l'exécution de ses missions.
Dans « les copropriétés en difficulté », lorsqu'un
administrateur provisoire a été désigné par le
juge et investi de tout ou partie des pouvoirs de l'assemblée
générale, cet administrateur doit, sauf situation d'urgence,
recueillir l'avis du conseil syndical avant de prendre les décisions
qui lui paraissent nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
En conséquence, la Commission recommande :
-
Au syndic :
-
d'adresser à tout nouveau copropriétaire une note d'information
sur l'organisation de la copropriété et du syndicat, notamment
sur le rôle du conseil syndical tendant à faciliter la gestion
de l'immeuble et à servir de trait d'union entre le syndic et les
copropriétaires ;
-
de ne pas faire obstacle à la mission de contrôle du conseil
syndical et de demander son assistance en cas de nécessité
ou s'il l'estime opportun ;
-
de notifier, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de
l'assemblée générale, l'avis rendu par le conseil syndical
lorsque sa consultation est obligatoire.
-
Au conseil syndical :
-
de veiller à participer à une bonne administration de l'immeuble
dans l'intérêt collectif ;
-
de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission,
si possible par écrit, et de les consigner dans un registre ouvert
à cet effet ;
-
de prévoir dans le budget prévisionnel soumis au vote de
l'assemblée générale une somme affectée au
fonctionnement du conseil syndical notamment pour permettre, le cas
échéant, la rémunération d'un technicien, étant
précisé que le syndic demeure l'ordonnateur et le payeur de
cette somme.
2) Sur l'institution et la composition du conseil syndical
:Rappel étant fait que :
Le conseil syndical existe dans tout syndicat sauf si l'assemblée
générale décide, à la majorité de l'article
26, de ne pas instituer de conseil syndical.
Les membres titulaires et suppléants du conseil syndical sont
désignés à la majorité prévue par l'article
25, ou sur deuxième convocation à la majorité de l'article
24, par l'assemblée générale parmi les copropriétaires
(personnes physiques ou personnes morales) pour une période qui ne
peut excéder trois années renouvelables. Toutefois, le syndic,
son conjoint, ses ascendants et descendants, et ses préposés,
même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres
du conseil syndical.
La désignation des membres du conseil syndical par l'assemblée
générale s'effectue par un vote sur des candidatures individuelles
et non sur des candidatures groupées. Le résultat du vote pour
chaque candidat est mentionné au procès-verbal.
A défaut de désignation par l'assemblée
générale, à la majorité requise, des membres
du conseil syndical, le juge peut désigner les membres de ce conseil,
avec l'acceptation des intéressés ; il peut également
constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical. Le nombre
des membres du conseil n'est fixé ni par la loi ni par le décret,
mais si « plus du quart des sièges devient vacant pour quelque
cause que ce soit » le conseil n'est plus régulièrement
constitué.
En conséquence, la Commission recommande :
-
aux notaires ou autre rédacteur des règlements de
copropriété, pour les copropriétés à
constituer, de prévoir, lors de l'établissement de ces documents,
les stipulations fixant les règles relatives au conseil syndical
(composition, organisation et fonctionnement).
Spécialement, il est recommandé de prévoir :
-
que le conseil soit composé d'un nombre impair de membres, non
inférieur à trois, pour permettre de dégager une
majorité ;
-
que lors de la désignation des membres titulaires soient aussi
désignés des membres suppléants pour éviter que
le conseil ne soit irrégulièrement constitué.
-
au syndic, pour les syndicats existants, et en cas de silence ou d'insuffisance
du règlement de copropriété, de faire adopter par
l'assemblée générale, appelée à désigner
les membres du conseil syndical, les règles relatives à sa
composition, à son organisation et à son fonctionnement, en
prenant soin d'assurer la publicité au fichier immobilier des
décisions prises.
-
aux copropriétaires appelés à désigner les membres
du conseil syndical :
-
de tenir compte dans la mesure du possible des compétences techniques
des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, métiers
du bâtiment ...) ;
-
de prévoir dans la composition du conseil : la représentation
des différents intérêts qui peuvent exister parmi les
copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et
copropriétaires occupants, pluralité de bâtiments, usage
d'habitation ou professionnel ou commercial ... ).
3) Sur le fonctionnement du conseil syndical et les pouvoirs propres du
président :
Rappel étant fait que :
-
les textes ne prévoient que la disposition selon laquelle « le
conseil syndical élit son président parmi ses membres »,
les autres règles de fonctionnement étant laissées au
domaine consensuel ;
-
les pouvoirs propres du président consistent en la possibilité
de convoquer une assemblée en cas de refus du syndic, et d'engager
une action tendant à la remise de fonds et archives détenus
par l'ancien syndic,
En conséquence, la Commission recommande :
Au conseil syndical :
-
de désigner son président dès sa première
réunion ;
-
d'assurer la permanence de l'information donnée aux copropriétaires
sur l'activité du conseil syndical au moyen de la mise à sa
disposition d'un tableau d'affichage et éventuellement de la diffusion
d'une « lettre du conseil syndical » ;
-
d'assurer effectivement l'exécution des missions d'assistance et de
contrôle, qui lui sont dévolues à l'exclusion des pouvoirs
de décision, qui sont de la compétence de l'assemblée
générale et du syndic ;
-
d'utiliser la possibilité de recevoir des missions ou
délégations de l'assemblée générale,
étant rappelé que la délégation de pouvoir ne
peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant
de la majorité relative (article 24) et qu'elle est assortie d'un
formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que
l'ordre du jour de l'assemblée générale, d'un «
projet de résolution » ; cette délégation de pouvoir
ne pouvant porter que sur un acte ou une décision expressément
déterminés ;
-
d'utiliser, mais toutefois avec précaution, la possibilité
de se faire assister par tout technicien de son choix, mais à la condition
que le règlement de copropriété, éventuellement
modifié ou complété par décision de l'assemblée
générale, fixe les conditions de paiement des honoraires, frais
et débours de ces techniciens ;
-
que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical,
qui constituent des dépenses d'administration, soient fixés
dans les mêmes conditions.
Au président du conseil syndical :
-
dès sa désignation, d'en aviser le syndic ;
-
s'il envisage d'engager une action tendant à la remise des fonds et
archives détenus par l'ancien syndic, de le faire en concertation
avec le nouveau syndic ou l'administrateur judiciaire éventuellement
désigné, qui appellera auprès des copropriétaires
les fonds nécessaires au fonctionnement du syndicat ;
-
de s'assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir
le syndic professionnel afin d'être prévenu par l'organisme
garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les
activités de ce syndic.
4) Dans le cadre de la tenue des assemblées générales
:
La Commission recommande au syndic et au conseil syndical :
-
Avant la tenue de l'assemblée :
-
que le conseil syndical établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre
du jour et veille à ce qu'il soit procédé aux notifications
complémentaires ;
-
que le conseil syndical soit associé à l'élaboration
du budget prévisionnel.
-
Au cours de l'assemblée annuelle :
-
que soit présenté un rapport au nom du conseil syndical et
que ce rapport donne notamment toute information sur la comptabilité
du syndicat, les conditions de conclusion et d'exécution des marchés
et de tous autres contrats, ainsi que sur l'activité du conseil.
5) Sur la responsabilité du conseil syndical :
Rappel étant fait que :
Le conseil syndical n'étant pas doté de la personnalité
morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En
revanche, chacun de ses membres pourrait voir engager sa responsabilité
personnelle pour faute, étant néanmoins précisé
que le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement
consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la mise
en jeu de cette responsabilité.
La commission recommande :
Que la police d'assurance de l'immeuble couvre la responsabilité de
chacun des membres du conseil syndical,
II. DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LE CAS OÙ IL EXISTE UN OU PLUSIEURS
SYNDICATS SECONDAIRES
La Commission
I. Considérant :
-
que l'article 27, alinéa 3, in fine, de la loi du 10 juillet 1965
dispose que « le syndicat secondaire est représenté au
conseil syndical du syndicat principal s'il en existe un » ;
-
que l'article 22 du décret du 17 mars 1967, dispose, en son alinéa
3, que « pour assurer la représentation prévue au dernier
alinéa de l'article 2 7 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu
compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des
dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres
du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein
droit d'un siège au moins à ce conseil » ;
-
que l'article 24 du décret du 17 mars 1967 dispose que, « lorsqu'il
existe un ou plusieurs syndicats secondaires, la représentation au
conseil syndical du syndicat principal attribuée à un syndicat
secondaire est proportionnelle à l'importance du ou des lots qui
constituent ce syndicat secondaire par rapport à celle de l'ensemble
des lots qui composent le syndicat principal.
Le ou les copropriétaires du ou des lots qui ne sont pas constitués
en syndicat secondaire disposent ensemble, s'il y a lieu, des autres sièges
au conseil syndical du syndicat principal.
En l'absence de stipulation parliculière du règlement de
copropriété du syndicat principal, les copropriétaires
désignent leurs représentants au conseil syndical de ce syndicat
au cours d'une assemblée générale soit du syndicat
secondaire, dans le cas prévu à l'alinéa 1er du
présent article, soit du syndicat principal dans le cas prévu
à l'alinéa précédent ».
II. Constatant :
-
Le caractère impératif de la disposition de l'article 27,
alinéa 3, in fine, de la loi posant le principe de la représentation
du syndicat secondaire au conseil syndical du syndicat principal ainsi que
de la proportion fixée par l'article 24 du décret à
l'effet d'assurer cette représentation.
-
L'affirmation selon laquelle chaque syndicat secondaire dispose, de plein
droit, d'au moins un siège au conseil syndical du syndicat principal.
-
La possibilité de prévoir par des stipulations particulières
du règlement de copropriété du syndicat principal, les
modalités selon lesquelles les copropriétaires du syndicat
secondaire désignent leurs représentants au conseil syndical
du syndicat principal.
III. Emet les recommandations suivantes :
-
Quant à la composition du conseil syndical du syndicat principal,
de tenir compte, spécialement quant au nombre de ses membres, des
dispositions fixant impérativement les modalités de
représentation du ou des syndicats secondaires au sein de ce conseil
syndical.
-
Quant à la désignation des copropriétaires appelés
à représenter le ou les syndicats secondaires au sein du conseil
syndical du syndicat principal, de veiller à ce que cette
désignation soit faite de manière à prévenir
les conflits d'intérêts entre le syndicat principal et le ou
les syndicats secondaires. On pourrait, à cet effet, utiliser la
liberté reconnue au règlement de copropriété
du syndicat principal.
-
Quant aux rapports à établir entre le conseil syndical du
syndicat principal et le ou les conseils syndicaux du ou des syndicats
secondaires, il convient, autant que faire se peut, d'organiser une «
communication » entre ces différents organismes, Spécialement,
on peut envisager de tenir des réunions communes de l'ensemble de
ces conseils syndicaux ou, si l'on préfère, entre leurs
présidents, l'une de ces possibilités n'excluant pas l'autre.
Il convient aussi que copie des procès-verbaux du conseil syndical
et du syndicat principal soit transmise au syndic du syndicat secondaire,
à charge pour lui d'en informer le conseil syndical du syndicat
secondaire.
|