COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE
Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des
copropriétaires
LA COMMISSION :
CONSIDÉRANT :
-
que l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié, pris en
application de la loi du 10 juillet 1965, dispose, en son alinéa 1er,
que :
« le syndic détient les archives du syndicat, notamment une
expédition ou une copie des actes énumérés aux
articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces,
correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice
relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier,
les registres contenant les procès-verbaux des assemblées
générales des copropriétaires et les pièces
annexes. »
-
que l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose que
:
« En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre
au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la
cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité
des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents
et archives du syndicat. Dans le délai de deux mois suivant l'expiration
du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser
au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des
comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires
ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure
restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné
ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant
en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des
pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas
du présent article ainsi que le versement des intérêts
dus à compter du jour de la mise en demeure. »
-
que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose en
ses alinéas 3 et 4 que :
« le conseil syndical.. peut prendre connaissance et copie, à
sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes
pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à
la gestion du syndic et, d'une manière générale, à
l’administration de la copropriété. Il reçoit,
en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant
le syndicat ».
-
que l'article 1er, de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives
définit celles-ci comme étant « l'ensemble des documents,
quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits
ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service
ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité
».
CONSIDÉRANT qu'une gestion rigoureuse des archives du syndicat des
copropriétaires est essentielle au suivi d'une bonne administration
de l'immeuble ;
CONSIDÉRANT que, dans de nombreuses situations, l'archivage des documents
relatifs à l'immeuble et au syndicat se révèle incomplet
ou insuffisant ;
CONSIDÉRANT qu'il convient d'examiner, tant au regard des textes
applicables qu'au regard des obligations que font peser les
nécessités quotidiennes sur les syndicats et les syndics, les
questions relatives à la constitution, la conservation, la communication
et la transmission des archives syndicales.
I. - LA CONSTITUTION DES ARCHIVES SYNDICALES
CONSTATANT que le syndic de copropriété doit satisfaire aux
obligations qui découlent de différents textes législatifs
ou réglementaires, certains relevant du statut de la
copropriété et d'autres étant extérieurs à
celui-ci ;
1° Les archives prévues par le statut de la
copropriété :
-
l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié énumère,
dans une liste qui n'est qu'indicative, les pièces et documents que
doit détenir le syndic, en sa qualité « d'archiviste »
de la copropriété ; ainsi, l'article 33 du décret
précité prévoit-il que le syndic détient une
expédition ou une copie des actes énumérés aux
articles 1er, à 3 de ce même décret, c'est-à-dire
le règlement de copropriété, l'état de
répartition des charges, l'état de division, les conventions
relatives aux droits accessoires aux parties communes, et leurs actes
modificatifs ;
-
l'article 33 du décret précité prévoit aussi
que le syndic détient toutes conventions, pièces, correspondances,
plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à
l'immeuble et au syndicat, et en particulier les registres contenant les
procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et
les pièces annexes ;
-
les « conventions » prévues par l'article 33 du décret
précité correspondent notamment aux contrats de maintenance
des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de
garage par exemple), aux contrats d'assurance de l'immeuble
(responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrage
le cas échéant), aux contrats de travail des préposés
du syndicat (concierge, employé d'immeuble, préposé
aux espaces verts par exemple) ;
-
les « pièces et documents relatifs à l'immeuble et au
syndicat », prévus par ce même texte, comprennent notamment
la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale
de l'immeuble, les statuts de l'union de syndicats ou de l'association syndicale
si elles existent, la liste des membres du syndicat, les dossiers relatifs
au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents
d'urbanisme, les documents techniques relatifs à l'immeuble, étant
précisé que certains de ces dossiers et documents incluent
les conventions mentionnées ci-dessus ;
-
« les pièces annexes des registres des procès-verbaux
des assemblées » comprennent la copie des convocations et les
accusés de réception correspondants, la feuille d'émargement
lorsque les convocations sont remises contre récépissé
et émargement, l'ordre du jour et les documents notifiés en
même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des
notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants
ou défaillants et leurs accusés de réception ;
2° Les archives prévues par des textes extérieurs au
statut de la copropriété :
-
l'article R. 238-38 du Code du travail prévoit, en vue d'assurer la
sécurité et de protéger la santé des personnes
intervenant sur les chantiers de bâtiment, la remise au maître
de l'ouvrage du « dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage
». Cet article mentionne spécifiquement que, dans le cas d'une
copropriété, un exemplaire de ce dossier qui rassemble sous
bordereau tous les documents, tels que les plans et les notes techniques,
de nature à faciliter l'intervention ultérieure sur l'ouvrage,
est également remis au syndic de l'immeuble ;
-
d'autres textes, sans viser expressément le syndic, font obligation
de constituer et de conserver des dossiers ou documents relatifs aux immeubles
; dans les immeubles soumis au statut de la copropriété, cette
charge incombe au syndic ;
-
ainsi l'article R. 125-5 du Code de la construction et de l'habitation
prévoit que soit conservé un carnet d'entretien des portes
automatiques de garage ;
-
l'article 8 du décret n° 96-97 du 7 février 1996
modifié, relatif à la protection de la population contre les
risques sanitaires liés à une exposition à l'amiante
dans les immeubles bâtis, impose la constitution, la conservation et
l'actualisation d'un dossier technique regroupant les informations relatives
à la recherche et à l'identification de certains matériaux
et produits, ainsi qu'à l'évaluation de leur état de
conservation ;
-
l'article 86 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour
l'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 prévoit que
les syndics, dès lors qu'ils sont soumis à cette loi, peuvent
être amenés à communiquer à leur garant les documents
nécessaires à la vérification de la suffisance de la
garantie (livre de caisse, livres de banques et de chèques postaux,
registre des mandats, relevés bancaires et postaux, documents constatant
la reddition des comptes...).
RAPPELLE :
RECOMMANDE :
-
aux syndics, de veiller à la constitution, en application de dispositions
législatives ou réglementaires, du fonds documentaire relatif
au syndicat et à l'immeuble ;
-
aux syndics, de verser au fonds documentaire relatif au syndicat et à
l'immeuble, les documents qui, bien que n'étant pas expressément
prévus par des dispositions législatives ou réglementaires,
peuvent apparaître utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble
(cahier de maintenance de l'immeuble préconisé par la
recommandation n° 16, liste des fournisseurs et des entrepreneurs
intervenant dans l'immeuble, bordereaux de transmission des archives entre
syndics successifs...) ;
-
aux syndics qui ne détiendraient pas certains des documents visés
ci-dessus, d'en demander copie par exemple au notaire pour le règlement
de copropriété ou l'état descriptif de division, à
l'architecte, au promoteur ou au constructeur pour les plans de l'immeuble...
II. - LA CONSERVATION DES ARCHIVES
CONSTATANT :
-
que l'organisation des archives par le syndic doit permettre un accès
rapide et facile aux documents recherchés ;
-
que les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat doivent, dans
un souci d'efficacité, être actualisés et mis à
jour lorsque nécessaire ;
-
que, d'une manière générale, les dispositions légales
ou réglementaires mettant à la charge des syndics l'obligation
de conserver certains documents, ne précisent pas si cette obligation
est limitée dans le temps ;
-
que, toutefois, pour certains documents, une durée de conservation
spécifique a été prévue, et que l'existence d'un
délai de prescription de certaines actions en justice justifie que
soient conservées, pendant ce délai, les pièces qui
pourraient apparaître utiles en cas de litiges ;
1 ° La durée de conservation de certains documents :
-
que, l'article 16 du Code de commerce, applicable au syndic commerçant,
prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives
doivent être conservés pendant dix ans ;
-
que les articles R. 143-2 du Code du travail et L. 243-12 du code de la
sécurité sociale imposent que les livres de paie soient
conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture
;
-
que l'article L. 244-3 du Code de la sécurité sociale prévoit
un délai de conservation de trois années pour les documents
relatifs aux charges sociales ;
-
que la conservation de certains de ces documents, au-delà des relais
requis, peut présenter un intérêt particulier (documents
nécessaires à la constitution du dossier de retraite d'un membre
du personnel du syndicat, documents historiques...) ;
2° Le délai de prescription de certaines actions :
-
que la loi précitée du 10 juillet 1965 prévoit des
délais spécifiques de prescription pour l'action en révision
de la répartition des charges, laquelle doit être intentée
dans un délai de cinq ans à compter de la publication du
règlement de copropriété ou dans un délai de
deux ans à compter de la première mutation du lot à
titre onéreux (article 12) ; pour les actions personnelles, nées
de l'application de cette loi, entre copropriétaires ou entre un
copropriétaire et le syndicat, qui se prescrivent par dix ans (article
42 alinéa let) ; pour les actions qui ont pour objet de contester
les décisions d'assemblées générales lesquelles
doivent, à peine de déchéance, être introduites
par les copropriétaires défaillants ou opposants dans un
délai de deux mois à compter de la notification desdites
décisions (article 42 alinéa 2) ;
-
que des textes extérieurs au statut de la copropriété
prévoient des délais particuliers de prescription, en matière
notamment de responsabilité civile extra-contractuelle (10 ans - article
2270-1 du Code civil), d'obligations commerciales (10 ans - article 189 bis
du Code de commerce), de responsabilité des constructeurs (10 ans
ou 2 ans - article 2270 du Code civil), de paiement de salaires (5 ans -
article 2277 du Code civil) ;
-
qu'à défaut de texte spécifique, la prescription est
trentenaire en matière civile (article 2262 du Code civil) ;
-
que les délais légaux pouvant être suspendus ou interrompus,
la conservation de documents au-delà de ces délais peut être
nécessaire pour tenir compte de la durée variable de ces
événements.
RAPPELANT :
-
que l'absence de conservation par le syndic des documents concernant le syndicat
peut entraîner un préjudice pour ce dernier, de nature à
engager la responsabilité contractuelle du syndic ;
-
que, s'il a la qualité de commerçant, le syndic qui a fait
disparaître des documents comptables, ou qui n'a pas tenu de
comptabilité complète ou régulière, peut être
condamné pour banqueroute en cas d'ouverture d'une procédure
de redressement ou de liquidation judiciaire (article 197, 4° et 5°
de la loi du 25 janvier 1985 modifiée) ;
-
que la destruction, la dégradation ou la détérioration
d'un registre, d'une minute ou d'un acte original de l'autorité publique
(tels par exemple un arrêté de péril...) est punie d'un
emprisonnement de trois ans et d'une amende de 300 000 francs (article 322-2
du Code pénal).
RECOMMANDE :
-
au syndic, de conserver les documents relatifs à l'immeuble et au
syndicat pendant les délais requis par des textes spécifiques,
ou pendant les délais de prescription applicables à certaines
actions judiciaires ;
-
au syndic, de conserver, en outre, sans condition de délai, tous les
documents qui peuvent présenter un intérêt pour le syndicat
ou être utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;
-
au syndic, de prévoir un local où seront conservées
les archives en vue de leur consultation et de leur duplication ;
-
au syndic, de prévoir un classement des archives permettant de distinguer
celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante
de l'immeuble (« archives vivantes »), de celles qui ne
présentent plus, pour cette gestion, d'intérêt immédiat
(« archives dormantes »), les premières devant être
rapidement et facilement accessibles ;
-
au syndic, d'effectuer, en fonction des durées impératives
ou opportunes de conservation affectant chaque catégorie de document,
un tri périodique des archives, et de prévoir l'élimination
des documents devenus manifestement inutiles ;
-
au syndic, de soumettre au conseil syndical la liste des pièces dont
la destruction, à la suite de ce tri, est envisagée, étant
précisé que ce formalisme n'apparaît, cependant, pas
utile pour le tri des correspondances courantes ;
-
au syndic, si les « archives dormantes » représentent un
volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical,
à une entreprise spécialisée dans la conservation des
archives, étant observé, en l'état actuel du droit,
que les documents dupliqués ou conservés par une méthode
électronique n'ont pas la même valeur probante que les documents
originaux ;
-
au syndic, dès lors que les « archives dormantes » seront
conservées par une entreprise spécialisée, d'établir
des bordereaux d'archivage mentionnant le contenu et la date du versement
effectué auprès de cette entreprise, afin, le cas
échéant, de faciliter l'accessibilité aux documents
recherchés ;
-
au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si la
demande en ce sens lui en est faite, une copie de ces bordereaux d'archivage
;
-
au syndic, de consigner dans un procès-verbal les documents prévus
par des textes législatifs ou réglementaires qui, à
la suite de ce tri, devront être détruits ;
-
au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si une
demande en ce sens lui en est faite, une copie de ce procès-verbal
de destruction.
III. - LA COMMUNICATION DE PIÈCES PAR LE SYNDIC
CONSTATANT :
-
que le syndic est dépositaire de documents relatifs à l'immeuble
et au syndicat des copropriétaires ;
-
que la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application prévoient
expressément l'obligation pour le syndic de communiquer certaines
pièces au conseil syndical ou aux copropriétaires ;
-
qu'ainsi, le conseil syndical bénéficie, en application des
articles 21 (alinéas 3 et 4) de la loi du 10 juillet 1965 modifiée,
et 26 (alinéa 3) du décret du 17 mars 1967 modifié,
d'un droit général d'accès et de communication aux archives
; que l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précitée
prévoit, dans certaines conditions, la consultation par les
copropriétaires des pièces justificatives des charges pendant
le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée
générale appelée à connaître des comptes
et la tenue de celle-ci ; qu'en application de l'article 33 (alinéa
2) du décret du 17 mars 1967 modifié, les copropriétaires,
pris individuellement, peuvent obtenir une copie ou un extrait, certifié
conforme, des procès-verbaux des assemblées générales
;
-
qu'en dehors des cas expressément prévus par les textes, a
été admise, la possibilité, pour les copropriétaires,
d'obtenir sur leur demande la copie de certaines pièces, telles que
la copie des feuilles de présence des assemblées
générales (Cass. 3e civ., 4 janv. 1996, Bull. civ. III, n°
3 ; CA Paris, 14e Ch. A, 4 mars 1987, Administrer, oct. 1987, p. 46 ; D.
1987, IR p. 109, Rép, min. 6 juin 1970, JO Débats Ass. Nat.,
p. 2323 ; Rép. min. 23 mars 1974, JO Débats Ass. Nat., p. 1286)
;
-
que s'agissant de la communication de la liste des copropriétaires,
dont l'établissement et la mise à jour par le syndic sont
prévus par l'article 32 du décret du 17 mars 1967
précité, la Commission a considéré, dans sa
recommandation no 3, en l'absence de texte et de jurisprudence, que les
copropriétaires et le syndic ont intérêt à être
informés de l'identité exacte des titulaires de droits sur
les lots privatifs et les parties communes de l'immeuble en
copropriété.
RECOMMANDE :
-
au syndic, de communiquer au conseil syndical et aux copropriétaires,
les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat, dans le respect
des textes et de la jurisprudence susvisés ;
-
au syndic, d'observer, en dehors des situations ci-dessus, la plus grande
prudence dans la communication, sur demande des tiers, de pièces relatives
au syndicat ou aux copropriétaires ;
-
au syndic, de ne communiquer, le cas échéant, ces pièces
que dans le respect des règles relatives à la vie privée,
et si besoin est, avec l'autorisation du ou des copropriétaires
intéressés.
IV. - LA TRANSMISSION DES ARCHIVES
CONSTATANT :
-
qu'en cas de changement du syndic, le syndic dont les fonctions ont pris
fin, est tenu, en application de l'article 18-2 (alinéas 1 et 2) de
la loi du 10 juillet 1965 modifiée, de remettre au nouveau syndic,
la situation de trésorerie, la totalité des fonds
immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives
du syndicat dans le délai d'un mois à compter de la cessation
de ses fonctions, ainsi que le solde des fonds disponibles après apurement
des comptes, l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat
dans le délai de deux mois suivant l'expiration de même délai
;
-
que ces dispositions s'appliquent aux syndics exerçant à titre
professionnel ou non professionnel, aux organismes HLM exerçant la
fonction en application de l'article L. 44315 du Code de la construction
et de l'habitation, aux syndics judiciaires désignés en application
de l'article 46 du décret du 17 mars 1967 ; que ces dispositions
paraissent également s'appliquer, tant dans les obligations qu'elles
prévoient que dans les droits qu'elles confèrent, aux
administrateurs provisoires nommés, par voie judiciaire, en application
de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, ou de l'article
47 du décret du 17 mars 1967 modifié ou, le cas
échéant, de l'article 49 de ce même décret (Cass.
3e civ., 5 déc. 1990, Bull. cass. III, n° 257, p. 145 ; Inf.
rap. copr. 1991, p. 151, Cass. 3e civ., 14 janv. 1998, Bull. cass. III, n°
7, p. 5 ; RDI 1998. 293) ;
-
qu'en cas de difficultés de transmission des pièces visées
ci-dessus, le nouveau syndic peut, en application de l'article 18-2 (alinéa
3) de la loi du 10 juillet 1965, adresser une mise en demeure au syndic dont
les fonctions ont pris fin ;
-
que, pour le cas où cette mise en demeure resterait infructueuse,
le syndic nouvellement désigné ou le président du Conseil
syndical peut, en application de ce même article, demander au juge,
statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise
des pièces et des fonds mentionnés ci-dessus ;
-
que la responsabilité du syndic, dont les fonctions ont pris fin peut
être engagée en cas de non respect des dispositions de l'article
18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 10 juillet 1965 précitée
;
-
que la responsabilité du nouveau syndic pourrait être engagée
s'il ne procédait pas, en cas de difficultés de transmission
des archives par le syndic dont les fonctions ont pris fin, aux mises en
demeure et actions prévues par l'article 18-2 (alinéa 3) de
la loi du 10 juillet 1965.
RECOMMANDE :
-
au syndic dont les fonctions ont pris fin :
-
de transmettre au nouveau syndic, le plus rapidement possible et en tout
état de cause dans les délais impartis, l'ensemble des fonds,
documents et archives relatifs à l'immeuble et au syndicat ;
-
de procéder, si besoin est, et en tout état de cause dans les
délais impartis, à plusieurs remises successives des fonds
et documents visés ci-dessus ;
-
de transmettre, de manière urgente, au nouveau syndic, les «
archives vivantes » et les fonds de trésorerie, permettant d'assurer
la continuité de la gestion de l'immeuble et du syndicat (liste des
copropriétaires, fonds de trésorerie immédiatement
disponibles...) ;
-
d'établir, et d'adresser, ou de remettre, au nouveau syndic, en même
temps que la transmission, un état faisant apparaître le montant
des fonds et le contenu des archives transmises, ainsi que la date de cette
transmission.
-
au nouveau syndic :
-
de vérifier la concordance entre les archives qui lui sont transmises
et celles impliquées dans l'état qui les accompagne ;
-
en cas de difficultés de transmission, d'effectuer auprès du
syndic dont les fonctions ont pris fin, et si besoin est, après
rapprochement avec le président du conseil syndical, tout rappel et
mise en demeure, et le cas échéant, d'exercer les actions en
justice nécessaires.
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